Como encontrares a melhor Assistente Virtual para ti.

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Já decidiste que necessitas de uma pessoa a quem delegar algumas tarefas pontuais, mas não conheces ninguem que tenha as competências, experiência e disponibilidade para assumir essa função?

Então começas a tua procura.

Por onde começar?

Antes de partires para a tua viagem de descoberta, analisa cuidadosamente o teu negócio e faz uma lista com as tarefas nas quais precisas de ajuda. Observa o orçamento do teu negócio e define um ou dois patamares de valor que esteja ao teu alcance para pagares à tua Assistente Virtual. Sistematiza os processos pelos quais estas tarefas podem ser feitas remotamente pela profissional que escolheres, bem como os fluxos de informação e as ferramentas de gestão do trabalho que vais utilizar. Sugiro fazeres um vídeo de “treino” para demonstrares como desejas que as tarefas se realizem para que garantas que sejam executadas conforme as tuas regras e critérios.

E agora sim, depois de teres a ideia exata de como a Assistente Virtual te vai ajudar e tendo preparado os demais procedimentos para que esta colaboração corra sobre rodas, então começa a tua procura.

Como encontrar "a minha"

Assistente Virtual?

Se estás apta a delegar e mortinha por tirar sobre os teus ombros o peso de determinadas tarefas do teu negócio, então põe em prática os passos abaixo para encontrares a Assistente Virtual certa para ti :

Pede referências

Procura referencias. Fala com pessoas que confies que já tenham utilizado os serviços de uma Assistente Virtual e conversa sobre a sua experiência, procurando recomendações. Caso tenhas a sorte de te recomendarem alguem, segue então para o passo seguinte.

Descobre-a como pessoa

Quer tenham-te dado algumas referências, quer não, é importante agora investigares mais sobre essa pessoa. Por um lado, essa profissional pode ter feito um belíssimo trabalho com uma amiga tua, mas não ser adequada a ti e às tuas necessidades, pelo que tens que perceber que serviços é que ela oferece na área que tu precisas. Por outro lado, tenta saber mais sobre a Assistente Virtual enquanto pessoa, quais os seus valores, os seus interesses, e verifica se estão alinhados com os teus. Neste caso uma grande ajuda são as redes sociais, encontra a sua página e o seu perfil pessoal e passa-os a pente fino.

Marca uma reunião

Depois de analisares os perfis das profissionais que encontraste, coloca-as por ordem de preferência e entra em contacto com cada uma delas marcando uma reunião exploratória por zoom pedindo a autorização para gravar a mesma.

Recolhe informações

Prepara as questões para as quais aches mais importante teres uma resposta. Podes igualmente preparar uma “grelha de avaliação” com pontos de 1 a 3 para cada critério que aches importante. A ideia aqui é recolheres informação sobre se a Assistente Virtual corresponde ao que pretendes em termos de experiência e competências, bem como o seu lado humano, a sua forma de comunicação e comportamento em geral.

Considera a tua Intuição

Deves procurar saber como é que a Assistente Virtual costuma trabalhar, os seus preços, as suas expectativas de rendimento e até pedir referencias de anteriores clientes. Vê se é possível um período de “teste” de curta duração antes de se comprometerem a longo prazo pois assim será mais confortável para ambas as partes tendo a certeza de que é uma boa parceria. Na prática procura conhecê-la mais a fundo e…não descures a tua intuição e a empatia que ela te suscita, pois isso é meio caminho para o sucesso da vossa relação profissional.

Pede uma proposta

Espera-se que, depois das reuniões, já consigas identificar aquela que ganhou o maior número de pontos na tua grelha de avaliação, ou seja, reúne a maior parte das características que definiste como essenciais para a tua futura Assistente Virtual. Então, o passo seguinte é pedir-lhe para apresentar a sua oferta e verifica se vai ao encontro das tuas perspetivas e reflete sobre o valor agregado do seu trabalho. Caso já tenhas definido um orçamento e este não corresponda aos preços praticados pela profissional que desejas, então sê sincera com ela e justifica porque é que este preço é o teu teto máximo, abrindo espaço, no entanto para uma revisão futura dos valores em função do crescimento do teu negócio do qual ela fará parte. Ela compreenderá e agradecerá o facto de teres sido sincera, cabendo então a ela aceitar ou não a tua proposta.

Trata das burocracias

Partindo do pressuposto que foste bem sucedida, definam a data do arranque, e aguarda pela minuta do contrato para análisares, o qual será assinado após chegarem à sua versão final. Caso ela trabalhe como a maioria das Assistentes Virtuais, irá provavelmente enviar-te a primeira fatura correspondente ao primeiro período de trabalho que deverás pagar antes dela assumir as suas novas tarefas.

E pronto, resta-me desejar-te boa sorte na tua escolha e recomendar-te que procedas a uma gestão de desempenho regular e eficiente, valorizando o trabalho da tua Assistente Virtual e corrigindo eventuais pontos de fricção.

Considera a relação entre ti e a Assistente Virtual como se de um casamento se tratasse. Respeito, valorização, paciência, confiança e colaboração são valores fundamentais que terão que alimentar se desejam uma parceria sólida e produtiva.

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